La División de Adquisiciones de la empresa XX, se encarga de la compra de materiales para el Depto. de Almacén, para ello periódicamente recibe del Depto. de Almacén la lista de materiales requeridos (requisiciones), con esta lista el encargado de Adquisiciones identifica los posibles proveedores considerando el grupo de material, se selecciona al menos tres proveedores posibles, a quienes se les hace llegar la solicitud de cotización del material, esto se efectúa mediante un formulario en el que se indica: el nombre del material, las características del material, la cantidad requerida y el plazo de entrega de la oferta. Una vez que los proveedores hacen llegar sus oferta al depto. de Adquisiciones, el encargado elabora una planilla con los todas las ofertas, esta planilla contiene: nombre del proveedor, ítem ofertado,, marca del producto, precio unitario, cantidad de la oferta, precio total oferta, garantía del producto, plazo de entrega del producto. El encargado de Adquisiciones conjuntamente el responsable del área solicitante del material, seleccionan la mejor oferta.
Para las ofertas ganadoras se elabora una Orden de Compra con la descripción de los materiales adjudicados, las cantidades requeridas y precio, que es enviado al Proveedor ganador.
Una vez recibidos los materiales, por parte del proveedor, se hace una verificación de la calidad de los materiales y el cumplimiento del pedido, si todo esta Ok se emite una boleta de entrega de los materiales solicitados al Depto. de Almacén, con lo que se cierra el ciclo de adquisiciones.
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