Para realizar una entrevista debemos prepararnos, no podemos ir a hacer una entrevista de relevamiento de información sin habernos preparado previamente. ¿Cuáles los pasos que debemos seguir para prepararnos?, a continuación vemos esos pasos, que son recomendaciones básicas y fundamentales.
1. Es importante conocer de antemano a quienes realizaremos las entrevistas, si va a ser la primera entrevista, entonces deberá ser con el gerente de la empresa o con el gerente de área o en su caso el responsable del proyecto por parte de la empresa, es en ésta primera reunión donde debemos obtener la lista de personas o áreas involucradas en el proyecto, por lo tanto tendremos una lista preliminar de usuarios a entrevistar. Es recomendable disponer de los nombres, sus cargos y en lo posible la profesión que tienen.
2. Elaboramos un cronograma de entrevistas con las personas o áreas involucradas, éste cronograma es tentativo, pues a medida que vayamos haciendo las citas con cada persona, iremos construyendo una agenda de citas definitiva. Es importante que éste cronograma esté en función a la jerarquía de cargos de las personas a entrevistar, esto primero por respeto y segundo porque, lo que la persona de mayor jerarquía defina o decida va como instrucción para los de menos jerarquía. Lo cual nos metería en problemas si lo hacemos al revés.
3. Concertar las citas con las personas identificadas, se lo puede hacer por teléfono o mejor de manera personal, se debe indicar nuestro nombre, la función que cumplimos en el proyecto, el objetivo de la entrevista e indicar los recursos que serán necesarios para el momento de la entrevista (formularios, documentos, informes, etc.). También es importante indicar el lugar más adecuado para la realización de la entrevista, preferentemente deberá ser en las oficina o ambiente de trabajo del usuario, ojo, no siempre el ambiente del usuario podrá ser la mejor opción, por ruido de máquinas, movimiento de gente, equipos en movimiento, etc.
4. Efectuadas las citas, deberemos prepararnos sobre el tema de la entrevista, para ello es importante tomar en cuenta el cargo de la persona y deducir las funciones relacionadas, luego debemos recurrir a bibliografía que nos dé luces sobre el área que iremos a investigar, ésta bibliografía la encontraremos en libros impresos o en Internet. Hacemos esto para tener una noción sobre las funciones que cumple o debería cumplir la persona, para conocer algo de los procesos y principalmente para no vernos ignorantes o faltos de conocimiento ante la persona entrevistada. E incluso para poder hacer algunas sugerencias al entrevistado como alternativas de mejora.
5. Teniendo una idea sobre lo que tratará la entrevista, deberemos preparar una lista de preguntas genéricas de contexto libre que nos servirán como marco de referencia para el momento. La Entrevista deberá ser totalmente abierta (No Estructurada).
En algunos proyectos de mayor complejidad, es bueno contar dentro del equipo informático con una experto funcional en el área que abordaremos el proyecto, como asesor técnico.
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