Durante la realización de la entrevista, también debemos cumplir ciertos pasos que nos permitirán un mejor relevamiento de la necesidades del usuario, los siguientes pasos pretenden ser una guía más de tipo conductual, pues la habilidad del analista será desarrollada con la práctica de afrontar diversos tipos de usuarios y proyectos.
Veamos cuáles son esos pasos:
1. Al momento de hacerse presente con el entrevistado (usuario), deberemos presentarnos formalmente e indicar el objetivo o propósito de la entrevista, en este punto es importante hacerle conocer al usuario que su colaboración y participación será de mucha utilidad y beneficio para el proyecto, es lo que se denomina "caricia psicológica", es decir, hacerle sentir al usuario "muy importante". Esto realizado a un principio, condiciona la actitud o respuesta del usuario, pues es habitual que los usuarios tengan cierto recelo u oposición inicial al proyecto.
2. Se debe iniciar identificando los procesos que maneja el usuario, como contexto general y luego proceso por proceso ir realizando las preguntas y aspectos que se prepararon en la etapa previa a la entrevista, con las preguntas genéricas de: Qué realiza, cómo lo realiza, cuándo, con qué, dónde, quién, para qué, identificando las entradas de información y las salidas de información al procesos que está en charla. es importante también identificar cuáles son los controles que se realizan en el proceso, qué decisiones se toman en caso especiales y cuáles las excepciones o casos particulaes que se pueden dar.
3. A la conclusión del relevamiento de cada proceso, es importante identificar, desde la perspectiva del usuario, cuáles la ventajas y desventajas del proceso y qué aspectos pueden ser mejorados.
4. Cualquier referencia a documentos o entradas y salidas de información deben ser debidamente documentados, es decir, si se hace mención a un documento o fomulario, deberá solicitarse una copia del mismo al usuario, para documentar la entrevista y también para tener una fuente de información sobre los tipos de datos que se maneja, la longitud de los mismos, valores de control, codificación, etc. esta información nos será muy útil posteriormente en la fase de análisis de datos.
5. Dependiendo de cómo se desarrolle la entrevista, que puede ser muy ordenada o muy desordenada (dependiendo del usuario), tendremos la necesidad de hacer paradas -stops- para hacer recapitulaciones o resúmenes de lo visto hasta el momento, esto nos permite ordenar lo obtenido y también nos da un respiro para ver si hay algo que se haya pasado de largo o se haya minimizado.
6. Al concluir la entrevista deberá mencionarse al usuario que se hará un documento resumen de la entrevista, el cual se le entregará para que pueda hacer la revisión correspondiente y dar su visto. En este punto es importante también mencionar que se necesitará la participación del usuario en etapas posteriores del proyecto, de esta manera comprometemos al usuario.
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